อัปโหลดและดาวน์โหลดไฟล์
เก็บไฟล์พร้อมรายละเอียดเอกสาร มีลิงก์ดาวน์โหลดสำหรับผู้ใช้ที่ได้รับสิทธิ์ รองรับไฟล์เอกสาร ตารางคำนวณ รูปภาพ และไฟล์ประเภทอื่นภายใต้ขนาดที่ระบบกำหนด
DOCUMENT CONTROL / ฟีเจอร์
ฟีเจอร์สำหรับจัดการเอกสารบริษัท
เริ่มจากไฟล์หนึ่งฉบับ แล้วจัดระเบียบความสัมพันธ์ระหว่างเอกสาร เวอร์ชัน ผู้รับผิดชอบ และแผนกที่มีสิทธิ์ใช้งาน
BUILT FOR YOUR TEAM
จัดเก็บ อัปเดต และให้ทีมเข้าถึงตามหน้าที่
อัปเดตไฟล์พร้อมประวัติเวอร์ชัน
เพิ่มไฟล์ฉบับแก้ไขเป็นเวอร์ชันใหม่ ระบุเหตุผล และย้อนดูหรือดาวน์โหลดเวอร์ชันเดิมได้ตามสิทธิ์ ช่วยตรวจสอบว่าไฟล์เปลี่ยนแปลงอย่างไร
แยกบริษัท แผนก และผู้ใช้
แอดมินบริษัทสร้างแผนกและบัญชีพนักงาน เลือกขอบเขตการดูเอกสารเฉพาะแผนกหรือทั้งบริษัทให้เหมาะกับหน้าที่
ค้นหาและอ่านข้อความจากไฟล์
ค้นตามชื่อ เลขเอกสาร วันที่ แผนก และประเภท พร้อมอ่านข้อความ PDF/รูปภาพด้วย OCR ไทยและอังกฤษในเบราว์เซอร์ ตรวจและบันทึกข้อความจากสูงสุด 30 หน้าแรกก่อนค้นหา
อนุมัติและยืนยันอ่านตามเวอร์ชัน
ตั้งผู้อนุมัติได้ 1–5 ขั้นตอนตามแผนกหรือประเภทเอกสาร ส่งให้ผู้รับยืนยันอ่าน และเก็บความคิดเห็นพร้อมเวอร์ชันที่อ้างอิง
ติดตามกำหนดเวลาและการใช้งาน
ดูแจ้งเตือนในเว็บไซต์ก่อนวันทบทวนหรือหมดอายุ 7 วัน เปิด PDF/รูปภาพ ติดตามเวลา IP และเมนูที่เข้า พร้อมถังขยะที่แอดมินกู้คืนได้
สองรูปแบบงานเอกสาร เลือกให้ตรงกับทีม
ไฟล์เอกสารและเวอร์ชัน
เหมาะกับคู่มือ แบบฟอร์ม หรือไฟล์ที่ทีมแก้ไขเป็นระยะ เริ่มด้วยการอัปโหลดไฟล์ เมื่อแก้เนื้อหาให้เพิ่มเวอร์ชันพร้อมเหตุผล แล้วเลือกดาวน์โหลดฉบับที่ต้องการจากประวัติ
เอกสารที่มีขั้นตอนตรวจสอบ
สำหรับเอกสารที่ต้องเตรียม ตรวจ อนุมัติ และออกใช้งาน ระบบมีสถานะ Draft, Checking, Approved, Issued, Closed และ Cancelled การเปลี่ยนสถานะขึ้นอยู่กับขั้นตอนและสิทธิ์ของผู้ใช้
ตัวอย่างการกำหนดขอบเขตให้ทีม
| บทบาทในบริษัท | แนวทางใช้งาน |
|---|---|
| แอดมินบริษัท | สร้างแผนกและผู้ใช้ของบริษัท พร้อมจัดการขอบเขตเอกสาร |
| พนักงานเฉพาะแผนก | เข้าถึงเอกสารภายในแผนกที่ได้รับมอบหมายตามสิทธิ์ |
| ผู้ใช้ที่ดูได้ทั้งบริษัท | เข้าถึงเอกสารหลายแผนกเมื่อแอดมินกำหนดขอบเขตให้ |
ขอบเขตที่มองเห็นเอกสารและสิทธิ์ดำเนินการเป็นคนละส่วน การดูเอกสารได้ไม่ได้หมายความว่าจะอัปโหลด แก้ไข หรืออนุมัติได้ทุกกรณี
คู่มือเริ่มต้น →เริ่มจัดระเบียบเอกสารให้ทั้งทีม
ให้แอดมินบริษัทเริ่มสร้างพื้นที่ทำงาน แล้วเพิ่มแผนกและผู้ใช้งานตามโครงสร้างของทีม